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Selecionar um novo software é um momento importante para uma empresa, mas encontrar um fornecedor de ERP adequado nem sempre é simples. Cada companhia tem uma série de necessidades e requisitos, mas nem toda empresa que comercializa soluções pode atendê-los. Por isso, antes de definir um fornecedor, é importante observar alguns pontos decisivos.
Durante os contatos com a empresa que vai oferecer o software ERP, o comportamento dos representantes dela dirá muito sobre o serviço. Não se trata somente de competência para o serviço, mas de capacidade de se adequar ao que o cliente precisa. Por isso, observar alguns comportamentos ajuda a entender se aquele fornecedor conseguirá entregar o que você precisa.
Para ajudar nesse processo, o CEO da TEC Brasil, Helbert Bello, listou seis sinais claros que um fornecedor dá quando ele não conseguirá atender sua empresa. Confira a seguir!
1. Não ter uma resposta qualificada à Request for Proposal (RFP)
A RFP é o material que dá início às negociações por uma solução ideal para o cliente. Nesse momento, o fornecedor precisa saber analisar o documento de maneira detalhada. Sua resposta a ele é o primeiro passo para garantir que está em posição de disputa com outros competidores. No entanto, se a postura não é a mais adequada, um sinal de alerta deve ser ligado nesse momento.
Clientes em busca de um ERP sempre terão vários fornecedores como opção. Assim, se um deles não se dedica a avaliar a RFP e realizar uma contraproposta, pode ser um indício de que ele não tem a capacidade de oferecer o que é exigido. Como essa é uma etapa inicial, o mais adequado é já filtrar logo no começo quem mostrou proatividade para analisar o RFP e fazer uma boa proposta.
2. Não passar valores de forma clara
Um fornecedor de ERP precisa ter clareza quanto aos valores que seus serviços custarão às empresas. Nem sempre esses números estão prontos, justamente porque o fornecimento varia de um cliente para o outro. No entanto, o mínimo que se espera é que essa empresa tenha uma base de cálculo estruturada. Assim, há maior transparência na hora de passar os valores ao cliente.
Geralmente, o fornecimento de ERP considera custos recorrentes relacionados à arquitetura, manutenção e atualização. Os principais são:
- licença;
- instalação;
- customização;
- implantação;
- treinamento;
- suporte;
- manutenção;
- atualizações.
Se esse orçamento parece confuso, ou não considera alguns desses custos principais, pode ser um sinal de que o fornecedor não sabe como prestar o serviço diante das necessidades do seu negócio.
Geralmente, essas companhias conseguem formular orçamentos detalhados e claros, considerando a solução que o cliente necessita. Isso é parte fundamental do trabalho, ou seja, se não é bem-feito, há motivos de sobra para desconfiar.
3. Falta de interesse nas necessidades da empresa
O papel do fornecedor de ERP é entender exatamente o que seu cliente precisa em uma solução que vai atender o seu negócio. Por isso, é essencial que essa companhia que oferece os softwares esteja comprometida com as necessidades do contratante. Do contrário, é difícil entender se esse fornecedor será realmente capaz de proporcionar uma solução adequada.
O levantamento de requisitos é uma das etapas mais importantes na hora de negociar a contratação de um novo ERP. Nessa fase, todas as necessidades técnicas e funcionais do cliente devem ser relacionadas. Em paralelo, o fornecedor precisa garantir que tudo isso será devidamente ofertado. Se essa empresa não parece tão interessada nesses requisitos, certamente ela não poderá cumpri-los.
Dessa forma, é importante só manter negociações com fornecedores que realizam um levantamento completo, ou que se dediquem a ofertar soluções aos requisitos já levantados pelo cliente. Tudo isso deve ser feito com ampla dedicação a entender tudo o que a empresa precisa. Esse é um passo importante na busca para adequar uma oferta de uma solução completa, ou seja, com todas as funcionalidades e módulos necessários.
4. Incapacidade de oferecer soluções e requisitos importantes
Na teoria, fornecedores são empresas qualificadas para atenderem as necessidades das empresas em relação a arquitetura de softwares. No entanto, não dá para negar que algumas podem não ter capacidade de atender aos requisitos que alguns clientes exigem. Não se trata de falta de competência ou interesse, mas de direcionamento dentro de um mercado amplo.
Como qualquer outra empresa, fornecedores têm públicos-alvo, no caso, companhias que são suas clientes. Pode ser que, durante esse processo de seleção, você tenha solicitado um orçamento a um fornecedor que simplesmente não está capacitado a desenvolver uma solução tão complexa. Nesse caso, sua companhia não é o tipo de negócio que ele costuma atender.
O CEO da TEC, Helbert Bello, reforça a importância do levantamento de requisitos para o sucesso da solução no cotidiano da empresa: “um ERP atende às necessidades da companhia, ou seja, uma boa avaliação deve começar por um minucioso levantamento de requisitos funcionais”, afirma.
Dessa forma, se for detectado que o fornecedor não consegue oferecer soluções e requisitos importantes à sua empresa, saiba que ele não é o mais adequado. Na hora de selecionar um ERP, é fundamental que a empresa em questão possa considerar todos os requisitos. Isso garante uma rotina de trabalho funcional e sem falhas.
5. Falta de serviços importantes no fornecimento
Alguns serviços são indispensáveis e não podem ser negados por um fornecedor de ERP. Não basta que ele entregue um software adequado e pronto para usar. O processo é muito mais longo e complexo do que isso, afinal, essa empresa deve fornecer o serviço, não somente vendê-lo. Assim, a expectativa é que ela desenvolva, implemente e cuide do funcionamento em longo prazo.
Se algum fornecedor relatar que não pode, por exemplo, cuidar da implantação ou oferecer atualizações, saiba que essa não é uma postura adequada. A contratação de uma solução deve incluir todas essas etapas do trabalho, já que nem sempre elas podem ser conduzidas por sua equipe de TI interna.
Por isso, entender o papel de um fornecedor de ERP é fundamental. Se alguma dessas empresas não consegue cumprir com todo o ciclo de trabalho, certamente ela não está capacitada a atender sua empresa. Um bom software pode não ser barato, mas isso acontece justamente porque a solução é completa e sua oferta conta com todas as etapas elencadas aqui, além da arquitetura do sistema.
Um bom fornecedor de ERP deve estar comprometido com as necessidades da sua empresa, não só no funcionamento do software, mas com processo de implantação e treinamento. Por isso, selecionar a empresa certa é talvez a parte mais importante da contratação.
Para isso, conte com profissionais! A TEC é uma consultoria especializada na seleção de fornecedores de sistemas. Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar.
