Guia completo sobre ERP: o que é, benefícios e como escolher o melhor

A rotina de empresas depende de muitos fatores para dar certo. Os empreendedores e gestores precisam estar atentos, garantindo que nada saia do seu controle. Nesse cenário, o investimento em um ERP já é visto como uma ótima estratégia em vários mercados.

Os ERPs facilitam a criação de uma rotina corporativa flexível, ágil, integrada e segura. Os times poderão encontrar o melhor caminho para resolver demandas rapidamente. Ao mesmo tempo, terão menos erros no seu dia a dia, o que resulta em maior produtividade.

Para que o investimento em um ERP seja feito com qualidade, alguns cuidados devem ser tomados. Confira, no post abaixo, tudo o que a empresa precisa considerar quando resolve adotar essa solução!

O que é um ERP e como ele funciona?

Também chamado de sistema de gestão integrada, o ERP (sigla para Enterprise Resource Planning, em inglês) é um software que pode ser utilizado para otimizar a gestão empresarial. 

Ele se integra a todas as rotinas administrativas do negócio, permitindo que gastos sejam eliminados e que o prazo para executar tarefas caia. Além disso, facilita a manutenção de um ambiente de trabalho mais integrado, em que todos podem colaborar ativamente para a entrega de resultados.

Um sistema de gestão integrada, portanto, é utilizado em várias áreas da empresa. Em cada uma, ele consegue aumentar a produtividade das equipes e diminuir a quantidade de erros. Isso se dá por meio de vários recursos.

Confira os principais a seguir!

Gestão unificada de rotinas

No ERP, a empresa pode realizar a gestão unificada de todas as suas rotinas corporativas. O gestor pode avaliar a evolução de tarefas e os indicadores de performance e garantir que cada pessoa tenha acesso aos dados necessários para executar as suas atividades. Desse modo, gargalos se tornam menos frequentes, e os times podem ser produtivos na medida certa.

Controle de clientes

Reforçar o relacionamento com o seu consumidor é uma das melhores formas de garantir sucesso comercial, mas isso só é possível quando se conta com os dados necessários para realizar um atendimento de ponta. Nesse contexto, o ERP é um software crucial.

O sistema de gestão integrada permite ao negócio manter dados de consumidores e parceiros comerciais atualizados e centralizados. Isso dará à empresa uma grande vantagem estratégica: sempre que for necessário planejar processos de relacionamento ou entrar em contato com algum cliente, os profissionais conseguirão utilizar dados robustos, permitindo tomar as melhores decisões para cada caso.

Integração financeira

Um bom controle financeiro reduz riscos e facilita o planejamento de investimentos e de estratégias comerciais. Justamente por isso, manter os dados financeiros em dia e organizados é um ponto crítico para o negócio. Afinal de contas, isso facilita a tomada de decisões e a execução de um planejamento de longo prazo mais realista.

Ao investir no ERP mais adequado para sua empresa, você pode centralizar as informações financeiras em um único ambiente. Além disso, pode criar relatórios mais abrangentes e robustos. Como consequência, o gestor sempre terá os meios necessários para identificar o que deve ser feito para manter o empreendimento competitivo e à frente da concorrência.

Gestão da cadeia de suprimentos

A cadeia de suprimentos tem uma gestão complexa. Os times precisam organizar os produtos da melhor forma possível, sempre evitando atrasos ou falhas na compra. Além disso, devem se preparar antecipadamente, caso queiram encontrar as melhores oportunidades. Afinal, saber o momento exato de comprar representa um diferencial competitivo importante, pois evita perdas e atrasos e pode significar um aumento ou redução da lucratividade.

Nesse contexto, o ERP se mostra fundamental. A empresa terá um controle completo do seu estoque, identificando quando e como os suprimentos são utilizados. Assim, planejar a reposição de itens será algo mais simples e econômico.

Quais os principais benefícios ao investir em um ERP?

O investimento em um ERP, como apontamos, traz alguns benefícios para o negócio. Quando ele é bem-feito, pode afetar o dia a dia de toda a companhia. Em resumo, cada impacto positivo contribui para dar mais competitividade para a empresa a médio e longo prazo.

Veja, a seguir, alguns dos impactos que essa aplicação traz para o seu negócio!

Processos mais estruturados

Para atingir o melhor resultado possível, os processos da empresa devem sempre ser estruturados. Se o empreendimento tem dificuldades para entregar resultados, é pouco provável que ele se mantenha competitivo a médio e longo prazo. Os atrasos serão mais frequentes, o que resulta em clientes insatisfeitos e pouca lucratividade.

Por isso, a empresa precisa apostar em soluções que auxiliem na otimização dos seus processos. O ERP, nesse contexto, permite que todas as atividades internas sejam feitas com alta velocidade e dentro do cronograma. Além disso, torna o planejamento da cadeia de trabalho mais robusto e alinhado às demandas do mercado.

Isso se dá a partir de dois pontos. O primeiro é a presença de dados mais precisos, o que otimiza o planejamento do gestor. O segundo é a possibilidade de integrar equipes, o que evita gargalos e falhas na troca de informações.

Facilidade para criar relatórios gerenciais

Os relatórios gerenciais são fundamentais para a tomada de decisões. Graças a eles, o gestor pode avaliar rapidamente o estado da organização. Assim, consegue definir que caminho tomar considerando o melhor custo-benefício para a companhia.

Nesse sentido, o ERP é uma solução crucial. Com ele, o negócio pode centralizar os dados de vários aplicativos em um único lugar. Como consequência, os formulários se tornam mais abrangentes e fáceis de ser criados.

Em outras palavras, o modo como o ERP lida com as informações da empresa permite que formulários sejam montados rapidamente — e com informações mais relevantes. Todos os registros serão atualizados, o que dá a eles mais confiabilidade. Assim, os gestores podem se planejar sem correr riscos desnecessários.

Maior ganho de produtividade para a equipe

Ter um time produtivo é fundamental para empresas atuais. A capacidade de se manter dentro de prazos acordados pelas equipes, atualmente, é um dos maiores ativos que um negócio pode ter. Quando isso não ocorre, o empreendimento perde receitas e a confiabilidade dos seus clientes.

Por isso, muitos gestores adotam meios de garantir mais eficiência, como a computação na nuvem e metodologias ágeis. O ERP também contribui para o aumento da confiabilidade e a produtividade da equipe, e essa melhora na habilidade do time em executar as suas atividades se dará em duas frentes:

• maior precisão para os indicadores: o gestor poderá estruturar e acompanhar indicadores com mais abrangência e precisão, o que fará com que as falhas sejam rastreadas rapidamente;
• mais habilidade para manter os times integrados e livres de erros: a centralização de dados facilita a unificação do trabalho das equipes e amplia a precisão dos registros utilizados, o que aumenta bastante a possibilidade de se entregar um resultado livre de erros.

Consequentemente, os fluxos administrativos se tornam mais eficientes e passam a ter menos gargalos. Cada time terá a possibilidade de planejar medidas para executar as suas atividades diárias com confiança. Isso, porque a alocação dos dados em um sistema único torna o acesso à informação mais rápido e confiável.

Aumento da satisfação de consumidores

Todo consumidor busca uma empresa que atenda às suas demandas com o melhor custo-benefício. Não à toa, os negócios sempre investem para que o posicionamento da sua marca seja o mais atraente possível. Esse trabalho pode se dar por várias frentes.

O investimento em um sistema de gestão integrada auxilia nessa atividade indiretamente. Ao otimizar todas as suas rotinas administrativas com um fluxo operacional com menos erros e mais automatizado, você ganha em produtividade, agilidade e precisão, melhorando a administração da cadeia de suprimentos.

Em outras palavras, os times gastarão menos tempo à espera de relatórios e corrigindo problemas comuns em ambientes em que não há a presença da tecnologia. O seu foco ficará direcionado à formulação de produtos e serviços mais alinhados às demandas do mercado e que tenham um bom valor agregado. Desse modo, a empresa terá um diferencial competitivo importante para se posicionar à frente da concorrência.

Quais são os principais ERPs do mercado?

Logo após fazer a análise interna para avaliação das necessidades da empresa, um dos primeiros passos para se investir em um ERP é saber quais são as soluções mais usadas por negócios com desafios similares aos seus. Veja, a seguir, os quatro fornecedores de ERP para manufaturas mais populares!

SAP

Uma das principais aplicações da área, o SAP foi criado na Alemanha. É possível integrá-lo à nuvem e ter atualizações feitas em tempo real. Além disso, pode ser utilizado em várias áreas, como finanças, RH e compras de suprimentos.

TOTVS

Feito por brasileiros, o TOTVS é focado em crescer com o empreendimento. Por isso, o modelo de negócios é alinhado a diferentes perfis de companhia. Nele, o usuário pode realizar o controle fiscal e financeiro da empresa e até mesmo a estimativa do ROI (Retorno Sobre o Investimento) de novas aquisições.

ERP Cloud, da Oracle

Voltado para quem quer um ERP na nuvem, o ERP Cloud foi desenvolvido pela Oracle. As suas funcionalidades envolvem recursos como a composição automatizada de relatórios. Assim, o gestor pode dar total foco à tomada de decisões.

Bling

O Bling tem como público-alvo quem trabalha com vendas online e empresas de pequeno porte. Ele pode ser, por exemplo, integrado a aplicativos de logística. Assim, a empresa consegue agilizar a entrega de produtos e evitar clientes insatisfeitos.

Como identificar o melhor momento para obter um ERP?

Um bom investimento de TI sempre tem um bom timing. Ou seja, a melhor aquisição em tecnologia que uma empresa pode fazer é aquela que atende às suas necessidades atuais e prepara ela para o seu futuro. No caso do ERP, portanto, é fundamental que o gestor saiba identificar quais sinais apontam que é a hora de adotar essa solução.

O momento certo de escolha do ERP pode ser encontrado a partir de vários fatores. Confira os principais a seguir!

Dificuldades para executar processos

Esse é um dos motivos para fazer vários investimentos em tecnologia, que vão além do ERP. Conforme o negócio cresce, a sua cadeia operacional também é ampliada. Isso torna a manutenção de rotinas de qualidade algo mais complexo e difícil para gestores que não contam com o apoio da TI.

No contexto das rotinas administrativas, o ERP pode ser empregado para solucionar vários desafios relacionados à gestão de atividades diárias. Essa solução, como apontamos, permitirá a manutenção centralizada das informações internas. Ao mesmo tempo, facilitará a colaboração entre as equipes.

Esses fatores permitirão que a empresa contorne os seus desafios e faça uma gestão mais eficaz das suas atividades. O planejamento será executado com dados precisos e robustos. Desse modo, as chances de um erro ou uma queda de disponibilidade ocorrerem serão muito menores.

Necessidades do negócio não são atendidas pela infraestrutura de TI atual

As demandas de uma empresa mudam continuamente. Conforme o cenário externo muda, mudam as demandas dos clientes e surgem novas tendências no mercado. A empresa que deseja se manter competitiva nessa realidade deve sempre estar atenta ao surgimento de novos contextos.

Para manter o posicionamento da marca, a organização deve estar preparada para adaptar-se a essas mudanças rapidamente. Essa postura passa pelo trabalho de manter o negócio com uma estrutura de sistemas que, de fato, acompanhe as demandas de médio e longo prazo. Desse modo, os times terão mais agilidade para lidar com novidades no mercado.

Por isso, a escolha do ERP mais adequado para sua empresa é sempre um bom investimento. Afinal, ele facilita a organização e a gestão dos dados que servirão de base para os diferentes setores da organização durante o seu planejamento mensal. 

A adoção e a implementação de um sistema de ERP, quando bem-feitas, podem ser a chave para o sucesso ou fracasso de uma empresa ante a necessidade de uma mudança rápida. Isso, porque lhe permitirá compreender e se adequar às demandas de seus clientes e parceiros comerciais.

Perda de dados relevantes para a empresa

A gestão de dados tem um papel de destaque no mundo corporativo. Soluções de análise de dados mudaram a forma como empresas lidam com registros internos e indicadores. Graças ao Big Data e ao Business Intelligence, eles são ativos estratégicos que facilitam a otimização e o planejamento interno.

Mas isso só é possível se a empresa consegue manter a integridade das suas informações. Para aproveitar por completo os métodos de análise de registros, a companhia deve ter um meio eficiente e confiável para salvar os seus dados. Caso contrário, há um grande risco de erros de análise acontecerem, prejudicando o modo como a companhia lida com os seus desafios diários.

Com o ERP, esses riscos são mitigados. O sistema de gestão integrada consegue coletar e salvar dados corporativos de maneira uniforme, ampliando a eficiência da análise e do processamento. Cada detalhe é programado para facilitar o armazenamento de registros com segurança e confiabilidade.

Além disso, o gestor poderá realizar backups de segurança com mais agilidade, o que evita grandes prejuízos em caso de uma falha grave. Isso também permite manter um controle maior sobre os seus registros e sobre o que pessoas podem visualizar cada dado. Como consequência, mais rotinas terão o apoio de mecanismos de digitalização de atividades.

Baixa integração interna

A integração interna é um dos melhores meios de otimizar uma empresa. O negócio que consegue executar as suas atividades com colaboração pode evitar riscos, reduzir custos e melhorar a sinergia interna — cenário que contribui e estimula a inovação e a competitividade.

Em um ambiente colaborativo integrado, os dados e experiências circulam com mais facilidade. As equipes em diversas localidades podem receber a mesma informação em tempo real. Como consequência, as escolhas feitas por todos levarão a uma melhor adequação da empresa, de modo a garantir que ela tenha mais sucesso.

Se o negócio tem dificuldades para integrar os times, especialmente empresas que possuem vários escritórios em localidades diferentes, o investimento em um ERP é essencial. 

Um sistema de gestão integrada pode ser utilizado por várias áreas. Para todas, os dados serão padronizados e atualizados em tempo real, economizando tempo e evitando o risco de perda de informação quando, por exemplo, se aguarda que um relatório seja produzido e enviado a partir de outro departamento.

O que observar ao escolher o melhor ERP?

A partir do instante em que a empresa identifica a necessidade de ter um ERP, se faz necessário passar por um processo interno de avaliação dos desafios atuais e dos objetivos de crescimento da empresa. Esse é um processo complexo e que envolve uma série de análises. Juntas, elas reduzem os riscos de algo errado acontecer.

Em outras palavras, o investimento, se bem planejado, trará aumento de produtividade, eficiência e, consequentemente, lucratividade. Veja, a seguir, alguns passos que devem ser tomados para atingir esse fim!

Levante dados sobre as suas demandas

Para começar a fazer qualquer investimento em tecnologia, conhecer bem as demandas internas é um ponto crítico. O gestor deve se comunicar com as outras equipes para avaliar do que elas precisam e quais desafios fazem parte do seu dia a dia, além de compreender quais são os projetos de médio e longo prazo.

Esse trabalho permite uma avaliação mais aprofundada das soluções que, possivelmente, trarão o melhor resultado sobre o investimento. Assim, garante-se que ele terá como base pontos que realmente importam para a empresa. Além disso, estará moldado para atender a suas demandas por um longo período.

Por esses motivos, ter um gerente de projeto que será a ligação entre todas as áreas que utilizarão o seu ERP é muito importante. Crie um canal de troca contínua de informações e que seja aberto a sugestões e feedbacks. Desse modo, serão maiores as chances de encontrar uma solução que atenda aos diferentes setores e que será aceita pelos funcionários.

Verifique a compatibilidade do software com a infraestrutura do negócio

Considerando os aspectos levantados, a sua busca por uma aplicação de qualidade começará. Um ponto de partida importante para avaliar cada sistema individualmente é a compatibilidade com a sua infraestrutura de TI. Adotar um que não seja realmente adequado às suas demandas pode levar a prejuízos e quedas de performance.

Tenha, portanto, um levantamento com os requisitos básicos sobre a sua infraestrutura. Avalie os ativos e a sua compatibilidade com a solução. Desse modo, você pode planejar a integração e a implementação com mais cuidado, ampliando as chances de sucesso.

Avalie a reputação do fornecedor

O fornecedor sempre deve ter a sua reputação avaliada. Afinal de contas, ele é quem te ajudará em momentos de crise ou de alta demanda. Um dos melhores meios de conseguir identificar a confiabilidade de um desenvolvedor de softwares de gestão é entrando em contato com os usuários atuais.

Avalie como eles lidam com o desenvolvedor e a sua opinião sobre as soluções. Identifique problemas e os caminhos tomados para solucioná-los. Desse modo, você conseguirá contratar um ERP com muito mais segurança.

Verifique os recursos de segurança de dados

A segurança de dados jamais deve ser deixada de lado. Ela é responsável por garantir que nenhuma informação ficará exposta. Além disso, está relacionada à capacidade do desenvolvedor de entregar updates regulares para corrigir bugs e vulnerabilidades conhecidas.

Por isso, faça uma análise completa de pontos como:

• os mecanismos de controle de acesso a dados;
• as funcionalidades de monitoramento de uso;
• as técnicas de desenvolvimento;
• a política de suporte ao usuário;
• a política de atualizações de segurança;
• os recursos voltados para armazenar dados sem riscos;
• as técnicas de autenticação disponíveis.

A gestão de uma empresa é algo complexo. Profissionais precisam estar atentos a demandas externas e ao cronograma de entregas. Também é necessário avaliar riscos e evitar que escolhas ruins sejam tomadas.

Nesse contexto, o apoio de um bom sistema de gestão integrada deve ser visto como algo estratégico para qualquer negócio. O ERP consegue reduzir custos, aumentar a produtividade e evitar gargalos operacionais. Além disso, abre espaço para inovação e melhorias internas.

Portanto, não deixe de contar com o apoio de especialistas para identificar e encontrar o melhor ERP para a sua empresa. Um consultor permitirá ao seu negócio avaliar os recursos que são necessários, assim como o que deve ser evitado. Dessa maneira, a empresa poderá realizar um investimento com alto potencial de retorno a médio e longo prazo.

Quer saber mais sobre como uma consultoria pode te ajudar? Então, fale conosco!