Guia completo para fazer a seleção de softwares da empresa

Fazer a seleção de softwares para atender às demandas da empresa nem sempre é algo fácil. O gestor precisa identificar as demandas existentes e avaliar qual solução melhor se adapta a elas. Além disso, precisa evitar riscos e garantir que a integração seja potencializada.

Nesse cenário, portanto, a escolha de um bom ERP pode ser um desafio para quem não tem o preparo técnico necessário, mas a empresa não deve avaliar isso como uma justificativa para não escolher uma ferramenta de gestão. Muito pelo contrário: os benefícios de um ERP, no médio e no longo prazo, são uma ótima justificativa para a sua adoção.

Para ajudar você a identificar as vantagens de utilizar um ERP, preparamos este post. Continue a leitura e veja como fazer uma seleção de softwares alinhada ao perfil da sua empresa e sempre extrair o melhor retorno sobre o investimento possível!

O que é ERP e qual é a sua importância?

ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning. Também chamado de sistema de gestão integrada, esse software é utilizado para otimizar a gestão de atividades administrativas de um negócio.

Ele pode ser utilizado, por exemplo, para aumentar o nível de automação no ambiente corporativo e melhorar o back-office. Além disso, consegue digitalizar processos das áreas de logística, gerenciamento de estoque e dados de vendas.

O ERP funciona, em outras palavras, como um centralizador de dados corporativos. Integrado a outras ferramentas, ele auxilia o negócio a ser mais integrado e colaborativo. Ao mesmo tempo, reduz riscos e falhas internas.

Diante disso, investir em um ERP deve ser considerado algo fundamental para negócios que buscam fazer parte da transformação digital. Esse tipo de sistema facilita a automação de rotinas e do acesso aos dados internos.

Além disso, garante aos profissionais a manutenção de um ambiente em que os dados podem ser compartilhados com mais agilidade e segurança. Dessa maneira, o negócio pode se manter competitivo e alinhado às demandas do mercado.

Para que serve o ERP e como a solução pode ajudar a empresa?

O ERP serve para automatizar rotinas e facilitar a integração entre equipes. Os dados corporativos se tornam centralizados, o que evita erros causados por informações de baixa integridade.

Em outras palavras, o principal papel do ERP é reunir todas as informações internas da empresa e facilitar o seu uso compartilhado entre várias áreas do negócio. Além disso, ele pode ser utilizado para automatizar a emissão de alertas e de documentos.

Essas funcionalidades dão fluidez ao fluxo de trabalho da empresa. Cada rotina passa a ser executada com mais agilidade e tem base em informações mais atualizadas. Assim, os times podem se posicionar melhor diante das demandas existentes e garantir que as suas atividades serão feitas dentro dos padrões esperados.

Por que fazer uma boa seleção de softwares?

A seleção de softwares é um processo que sempre deve ser feito com cuidado. Quando a empresa adota uma ferramenta inadequada, ela corre dois riscos: o de ter um sistema que não atende completamente às suas demandas e o de ter que realizar novos gastos, reduzindo a sua rentabilidade.

A empresa precisa sempre tomar medidas para otimizar a seleção de softwares. O gestor de TI deve encontrar uma ferramenta com bom custo-benefício e capaz de ser completamente aproveitada. Além disso, precisa se atentar às necessidades de cada setor.

A partir desses e outros cuidados, o impacto causado pela solução é muito maior. Os profissionais ficam mais motivados a aproveitá-la no seu dia a dia e os problemas por ela solucionados são maiores. Como consequência, o negócio pode agregar valor aos seus serviços e evitar perda de competitividade diante da concorrência.

O que considerar na hora de escolher o software?

Na hora de realizar a seleção de softwares para a sua empresa, alguns cuidados devem ser tomados. Cada um desses cuidados facilita a busca por uma aplicação com alto custo-benefício, ou seja, garante que o negócio terá acesso a uma ferramenta capaz de gerar um grande impacto para as receitas da empresa no médio e no longo prazo.

Veja a seguir alguns passos que podem ser tomados para evitar a escolha de uma solução não alinhada às suas necessidades!

Avalie os objetivos do negócio

O primeiro passo para realizar qualquer investimento em tecnologia é identificar quais são os objetivos do negócio no médio e no longo prazo. Para ter um grande impacto na lucratividade da empresa, o time de TI deve sempre estar alinhado às outras áreas.

Esse processo, chamado de gestão estratégica, facilita a busca por ferramentas que sejam capazes de otimizar o dia a dia de cada setor. Isso permite ao gestor de TI gerar mais valor agregado aos produtos e às soluções da companhia.

Sempre mantenha uma comunicação ativa com cada área, especialmente na hora de escolher soluções de software. Identifique as metas de cada setor e como o ERP pode ajudar os times a atingi-las. Desse modo, a ferramenta escolhida vai ser capaz de garantir mais bases para os profissionais executarem um trabalho inovador e livre de erros.

Levante dados sobre as demandas internas

As demandas internas também devem ser consideradas na hora de realizar um investimento em TI. Um bom investimento, afinal de contas, não é apenas aquele que consegue facilitar o alcance de objetivos e metas: é o que pode resolver os problemas do presente da companhia.

No caso de um ERP, ele pode ser utilizado para auxiliar a empresa que tem dificuldades para organizar os seus dados de estoque e gestão de Recursos Humanos. O sistema pode ser integrado às áreas que cuidam dessas rotinas e facilitar o acesso aos dados relevantes para cada equipe. Como consequência, os profissionais conseguirão entregar melhores resultados e atender a mais solicitações com menos tempo e uso de recursos.

não deixe de considerar as demandas atuais de cada setor. Avalie quais pontos podem ser otimizados com a seleção de softwares modernos. Isso não só evitará prejuízos, como garantirá que o aproveitamento das ferramentas escolhidas será elevado.

Analise as funcionalidades existentes

A partir dos dados levantados, o gestor deve avaliar quais são as funcionalidades existentes em cada aplicação disponível no mercado. Esse é um processo que precisa ser executado com muito cuidado: a análise dos recursos de cada solução tem um impacto direto na escolha feita pela empresa.

O estudo dos recursos deve considerar sempre como cada funcionalidade permite que a empresa atinja os resultados esperados no médio e no longo prazo. Além disso, deve ser feito considerando as demandas internas das equipes e como elas podem ser atendidas. A consideração desses requisitos gera mais segurança à empresa e ao seu investimento.

Também é importante avaliar opções de personalização e integração. Elas permitem que a empresa aproveite melhor o sistema no seu dia a dia: um software que é mais integrável e pode ser utilizado juntamente a outras ferramentas sempre trará um maior retorno sobre o investimento.

Verifique o suporte disponibilizado pelo fornecedor na integração e no uso da solução

O suporte ao usuário é um ponto muito importante para o uso de sistemas. Ele auxilia a empresa a resolver problemas e tira dúvidas pontuais. Assim, o uso pode ser feito de modo contínuo e as falhas são solucionadas rapidamente.

Sempre que a empresa faz a seleção de softwares, o suporte disponibilizado pelo fornecedor da aplicação deve ser avaliado. O time de TI precisa identificar o seu grau de disponibilidade e os canais em que ele pode ser acessado. Além disso, deve verificar se há uma base de dados disponível para consulta autônoma.

Outro ponto importante é o suporte durante a integração do sistema ao dia a dia da empresa. Sempre procure um implementador que vai ajudar o seu negócio a planejar a integração conforme as principais técnicas do mercado. Dessa maneira, você pode unificar o sistema com a sua infraestrutura sem correr riscos, tendo mais chances de sucesso.

Identifique a confiabilidade do fornecedor

Conforme cresce a sua presença no mercado, todo fornecedor de softwares passa a aumentar a confiabilidade da solução. A imagem da marca depende sempre de fatores como a sua habilidade para entregar um serviço de ponta aos seus clientes, portanto, não deixe de considerar esse ponto.

Busque o feedback de usuários antigos e dos atuais. Pergunte como a empresa lida com problemas e momentos de alta demanda. Não deixe de considerar, também, os fatores que fazem a marca se destacar frente à concorrência.

Um fator que pode ajudar a dar confiabilidade ao seu investimento são as certificações. Elas são documentos que validam a habilidade de uma empresa trabalhar conforme determinados padrões de segurança e qualidade. Assim, você pode escolher um fornecedor capaz de entregar um serviço de ponta e que trabalha conforme as metodologias e práticas mais populares da área.

Avalie recursos de segurança

Não há como pensar a tecnologia no cenário atual sem falar em segurança digital. Aliás, no caso dos investimentos que digitalizam dados e se espalham por várias áreas, isso é ainda mais importante. Ignorar a privacidade e a proteção das informações internas pode colocar o negócio em um cenário de grande risco.

A empresa que negligencia a segurança digital pode ser vítima de roubos e vazamentos de dados. Elas impactam a confiabilidade dos clientes e a habilidade deles de realizar vendas. Além disso, impedem que a companhia mantenha um fluxo de trabalho regular.

Não deixe de considerar os recursos de proteção de dados ao realizar qualquer seleção de softwares para o negócio. Avalie as rotinas de backup, o controle de acesso e o monitoramento de recursos. Dessa maneira, você pode escolher uma solução mais confiável e capaz de lidar com as diferentes ameaças existentes.

Identifique a compatibilidade com a infraestrutura interna

A melhor solução de TI sempre é aquela que pode ser totalmente integrada ao dia a dia da empresa. Esse trabalho de integração, porém, pode ser interrompido se o software não for compatível com a infraestrutura de TI do negócio. Isso pode ser um desafio se o empreendimento cresceu nos últimos anos e hoje mantém ativos diversificados.

Para evitar que o investimento não possa ser aproveitado por todas as áreas, sempre faça uma avaliação da compatibilidade dos seus sistemas e dispositivos com a aplicação. Identifique o que pode ser integrado e em quais cenários a solução não poderá ser utilizada. Além disso, avalie se existe a possibilidade de fazer mudanças para ampliar o seu uso.

Isso trará mais segurança para o investimento. O planejamento dos processos de integração poderá ser realizado sem as chances de algo dar errado. Além disso, os custos totais ficarão mais bem dimensionados, permitindo que a análise do custo-benefício seja feita com mais cuidado e precisão.

Considere a política de atualizações

Todo sistema recebe atualizações após ser lançado. Elas são feitas com dois objetivos: disponibilizar novos recursos aos usuários e corrigir falhas no código-fonte da ferramenta.

A cada update, a empresa poderá aumentar o retorno sobre o seu investimento e aproveitar melhor os recursos adotados. Os times poderão implementar novas rotinas com as funcionalidades criadas. Além disso, os erros de uso do sistema e as vulnerabilidades de segurança serão menos frequentes.

Não deixe de avaliar a política de updates disponibilizada pelo desenvolvedor do sistema. Avalie como ele libera cada atualização, a frequência com que isso acontece e a duração do ciclo de vida de cada software. Assim, você conseguirá investir em uma ferramenta alinhada às suas demandas e com uma política de atualizações robusta.

Avalie o custo-benefício

Todos os fatores acima listados devem ser considerados na hora de realizar uma análise que é crucial para a sua tomada de decisão, que é a de custo-benefício. Esse processo é voltado para identificar o retorno sobre o investimento (também conhecido como ROI, sigla para Return On Investment) de cada aquisição que a empresa realiza. Assim, os líderes poderão adquirir soluções que não são só econômicas, mas que conseguem gerar um grande impacto positivo no médio e no longo prazo.

A análise de custo-benefício deve considerar diferentes pontos, que vão além do valor necessário para investir e manter a aplicação. O gestor deve considerar, também, os impactos diretos e indiretos que a ferramenta pode gerar. Isso inclui (mas não se limita a) itens como:

• a redução de erros operacionais;
• o aumento dos níveis de inovação;
• a possibilidade de reduzir custos no dia a dia do negócio;
• a integração entre equipes;
• os ganhos de produtividade.

Cada um desses fatores pode tornar a empresa mais competitiva e capaz de fechar novos contratos. Faça uma avaliação completa sobre o impacto em potencial que cada ERP terá no dia a dia da empresa. Assim, você poderá fazer uma escolha de alta qualidade e que trará benefícios para toda a cadeia operacional da corporação.

Quais são as vantagens de contar com um sistema ERP na empresa?

O sistema de gestão integrada é uma das melhores ferramentas que uma empresa pode adotar. Os seus benefícios se espalham por todos os setores. Justamente por isso, ele se tornou tão popular: companhias que trabalham com vendas online, o agronegócio e hospitais podem se beneficiar de um fluxo de trabalho mais digitalizado e eficaz.

Veja a seguir alguns dos benefícios que um ERP pode oferecer ao seu negócio e como eles contribuem para melhorar o posicionamento da marca.

Redução de custos operacionais

Esse é um dos maiores benefícios que a empresa pode ter ao investir em um ERP. O negócio conseguirá cortar gastos desnecessários e aumentar os recursos para outras aplicações. Além disso, poderá mitigar desperdícios e os impactos negativos causados por erros na execução de rotinas.

A troca de dados, por exemplo, será feita com mais precisão e agilidade. Isso evita que os times tenham que executar uma atividade mais de uma vez em função de um erro de comunicação. Como consequência, melhores resultados poderão ser entregues.

A empresa também terá um ambiente mais automatizado. O ERP pode emitir documentos e alertas automaticamente, conforme as configurações do gestor. Desse modo, ele consegue evitar atrasos e otimizar o uso dos recursos existentes.

Padronização de processos internos

A padronização das rotinas é algo que pode ajudar muitas empresas a serem mais eficazes. Essa é uma medida que garante mais qualidade aos setores e permite uma correção de falhas mais robustas: se algo não apresentar o resultado esperado, será mais fácil encontrar a origem e o que é necessário para corrigir o problema.

O ERP pode ser utilizado para facilitar a padronização dos processos. Como os dados estarão sobre uma única base, os times sempre trabalharão com registros atualizados e precisos. Ao mesmo tempo, a sua comunicação será mais fácil e prática.

Os gestores poderão instruir as equipes a seguir um modo mais claro e objetivo. Além disso, o resultado das operações será monitorado com mais facilidade. Ou seja, toda a empresa trabalhará, sem grandes custos, em um elevado padrão de qualidade.

Mais segurança de dados

Sistemas de gestão integrada modernos permitem que o negócio trabalhe com mais segurança de dados. Para qualquer empresa, isso deve ser visto como algo fundamental, pois informações protegidas evitam riscos e dão mais confiabilidade para a marca.

No ERP, o gestor de TI pode manter um controle rígido sobre as informações internas. Além disso, terá mais meios para realizar a cópia dos dados e o monitoramento do uso das informações. Assim, os riscos de vazamentos e brechas de segurança ocorrerem serão muito menores.

Possibilidade de utilizar soluções de análise de dados

A análise de dados tem ganhado um espaço grande na economia moderna. O Big Data e o BI permitem que as empresas tenham uma visão completa sobre o mercado e o seu posicionamento. Gestores podem, com alguns passos, avaliar sempre a melhor maneira de posicionar a marca e os seus serviços.

O ERP pode ser integrado a tais ferramentas para gerar mais valor aos seus insights. Os dados utilizados nos processos de análise e planejamento terão mais abrangência e precisão. Dessa maneira, um número muito maior de fatores será considerado antes de uma tomada de decisão ou do planejamento de um novo produto.

Mais colaboração entre times

A colaboração entre equipes é algo crucial para as empresas modernas. Times integrados conseguem encontrar soluções com mais rapidez e inovação. Ao mesmo tempo, são capazes de trabalhar com agilidade e sem erros.

Ao adotar o ERP, a empresa terá um ambiente unificado para que as equipes possam se comunicar. Desse modo, todos os times administrativos poderão trabalhar com alta sinergia e foco em resultados.

Como uma consultoria pode ajudar na escolha de um ERP

O investimento em novas tecnologias é um processo complexo. A empresa que resolve realizar a seleção de sistemas para lidar com as demandas e os problemas internos precisa ter cuidado. Uma escolha errada pode levar a prejuízos e comprometer a sua saúde financeira do negócio.

Na melhor das hipóteses, o negócio terá um software que não atende completamente às suas demandas. Isso é algo que reduz, mas não elimina completamente os impactos negativos, por isso todo investimento deve ser pensado com muito planejamento.

Se o negócio não tem todos os recursos necessários para fazer um investimento com segurança, um bom caminho a ser tomado é contar com o apoio de uma empresa de consultoria. A TEC, por exemplo, consegue ajudar na escolha do melhor ERP para as suas demandas. 

Os nossos consultores estão preparados para lidar com diferentes perfis de demandas e garantir que a empresa terá, no final do seu investimento, uma ferramenta robusta e pronta para atender a todas elas.

Isso será possível a partir de um trabalho meticuloso de levantamento de requisitos e análise de necessidades. Tudo será moldado considerando as demandas e metas de médio e longo prazo. Seguindo os principais padrões do mercado, a empresa poderá incorporar ao seu dia a dia um sistema robusto e capaz de gerar alto retorno sobre o investimento.

A transformação digital está mudando a maneira como lidamos com tecnologia. Hoje, não investir na área pode ser um erro fatal. Quando integrada a vários setores, a TI coloca o negócio em um posicionamento de destaque no mercado: os seus serviços serão conhecidos pela eficiência, agilidade e flexibilidade.

Nesse sentido, investimentos em um ERP não devem ser ignorados. Essa solução facilita a automação das rotinas internas, além de aumentar a flexibilidade operacional da empresa. O negócio contará com uma alta disponibilidade de dados, que podem ser compartilhados sem riscos, evitando atrasos ou dificuldades para lidar com as demandas dos clientes e parceiros comerciais.

Ao fazer a seleção de softwares para o seu negócio, sempre busque o apoio de um parceiro especializado, como a TEC. Nosso time ajudará você a encontrar o melhor sistema para as suas demandas, evitando riscos e problemas na entrega de resultados. Assim, você terá um maior retorno sobre os seus investimentos e mais habilidade para se manter em um alto nível de competitividade.

Quer saber mais sobre os nossos serviços e como a TEC pode ajudar? Fale com um de nossos especialistas!